Drukarka ma być niewidoczna — do chwili, aż ktoś zostawi umowę na tacy albo skończy się toner. System zarządzania drukiem porządkuje dostęp do urządzeń, kolejkę wydruków, skanowanie, kopiowanie i koszty. Dobieramy oprogramowanie do Waszej floty i sposobu pracy. Na stronie nie ma nazw producentów: mamy kilka platform i wybieramy tę, która pasuje, a nie tę, która akurat leży w katalogu.
Dwa sposoby wdrożenia
Serwer u Was albo administracja z chmury
Ten sam efekt dla użytkownika: karta, PIN albo telefon — i wydruk. Różni się miejsce, w którym stoją kolejki, logi i konsola administratora.
U Was, w sieci firmy
Instalacja na serwerze lokalnym albo we własnej chmurze prywatnej. Dane, kolejki i historia zadań zostają w infrastrukturze, którą kontrolujecie. Pasuje tam, gdzie IT nie chce wypuszczać dokumentów poza serwerownię.
- Uwierzytelnianie, kolejka i raporty na Waszym serwerze
- Moduły włączane w miarę potrzeb — nie trzeba brać całego pakietu od razu
- Mniejszy ruch w sieci: zadanie może czekać na komputerze i zejść na drukarkę dopiero po zalogowaniu
- Ochrona treści (wyszukiwanie wskazanych słów w wydrukach, kopiach i skanach) działa w tym modelu w pełnym zakresie
Administracja z chmury
Gdy jest kilka lokalizacji, kilka sieci, słabe zaplecze serwerowe albo chcecie zdjąć z IT codzienną opiekę nad kolejką. Start szybszy, pulpit wspólny dla całej floty.
- Druk z różnych sieci — także z domu i z telefonu — bez stawiania serwera w każdej placówce
- Gość lub mobilny pracownik wysyła zadanie na jedną skrzynkę floty; odbiera je przy urządzeniu
- Centralny podgląd statusu, zużycia i kolejek
- Szyfrowane połączenia; da się dodać własne klucze do szyfrowania zadań z komputerów
Co system robi na co dzień
Dostęp, kolejka, koszty i telefon
Uwierzytelnianie
Karta zbliżeniowa (czytniki zgodne z popularnymi standardami), PIN, login i hasło albo telefon: NFC, kod QR, kod na urządzeniu, aplikacja. Tylko uprawniona osoba odblokowuje panel i zdejmuje wydruk. Katalog użytkowników: LDAP, Active Directory, Entra ID, Google i inni dostawcy tożsamości.
Wydruk po potwierdzeniu
Zadanie idzie do jednej kolejki z Windowsa, Maca, Linuksa, Chromebooka albo telefonu. Drukuje się dopiero przy wybranym urządzeniu, po zalogowaniu. Na panelu albo w aplikacji można podejrzeć, zmienić dwustronnie / kolor / zszywanie albo skasować — zanim zjedzie papier. Działa na sprzęcie różnych marek.
Jedno logowanie
Raz przy urządzeniu, potem wejście do aplikacji na panelu (skan do chmury, poczta, foldery) bez kolejnego hasła. Mniej karteczek z PIN-em na monitorze, mniej obchodzenia zabezpieczeń „bo się spieszy”. Dane logowania nie leżą w drukarce otwartym tekstem.
Ochrona treści
System może przeszukiwać kopie, skany, faksy i wydruki pod kątem słów, które sami wskażecie — np. „poufne”, „tylko do użytku wewnętrznego”. Trafienie idzie do administratora albo właściciela treści razem z kontekstem zadania. Żeby umowa z klauzulą nie wyszła z budynku „przypadkiem”.
Druk z telefonu i z gościa
iOS, Android, Windows, e-mail, druk natywny z telefonu. Dokumenty biurowe, PDF i zdjęcia schodzą bez gubienia layoutu — konwersja na serwerze, nie w telefonie. Aplikacja pokazuje najbliższe urządzenie. Gość nie dostaje sterownika na każdą drukarkę w budynku.
Raporty i reguły
Kto drukuje, kopiuje i skanuje, na którym sprzęcie, ile koloru. Pulpit na żywo, limity dzienne / tygodniowe / miesięczne, kody projektów i działów do refakturowania. Reguły: po 17:00 tylko mono, domyślnie dwustronnie, wybrani ludzie na wybranych maszynach.
Automatyzacja i IT
Mniej sterowników, mniej ręcznej roboty
Jedna kolejka zamiast zoo sterowników
Nie trzeba osobnego sterownika pod każdą drukarkę w organizacji. Zadanie ląduje w jednej kolejce i schodzi na dowolne urządzenie w sieci — także innych marek niż reszta floty. Na komputerze zostaje lekki agent albo zwykły „Plik → Drukuj”.
Skan i obieg dokumentów
Skan z panelu albo z telefonu do wskazanego folderu, działu albo systemu księgowego. Faktura nie krąży mailem „do kogoś z księgowości”. Domyślnie dwustronnie i tryb oszczędny — mniej papieru i prądu, bez apelu na zebraniu.
Po co to w ogóle
Nie po to, żeby kogoś śledzić. Po to, żeby taca i kuchnia nie rządziły biurem.
Bezpieczeństwo
Kto może kopiować, drukować i skanować poza sieć?
Dostęp na poziomie użytkownika i grupy. Bez karty albo PIN-u urządzenie milczy.
Jak nie wycieknie umowa z tacy?
Wydruk czeka w kolejce. Schodzi, gdy osoba podejdzie i się uwierzytelni.
Jak pilnować treści bez kolejnego logowania do każdej aplikacji?
Jedno logowanie na panelu. Dodatkowo alerta na wskazane słowa w kopiach, skanach i wydrukach.
Koszt
Gdzie ucieka kolor i papier?
Raporty z całej floty, nie z jednej drukarki. Potem reguły, nie prośba.
Po co każdemu kolor na fakturze wewnętrznej?
Limity i wymuszenie mono / dwustronnie dla wybranych grup. Kody projektów, gdy trzeba przerzucić koszt na dział.
Co z tonerami i przestojem?
Widać, które urządzenie żyje. Przy dzierżawie toner i serwis są po naszej stronie.
Mobilność
Druk dla klienta z telefonu, nie z biurka
Ta sama aplikacja na różnych systemach. Najbliższa drukarka, podgląd zadania, odbiór przy urządzeniu albo odłożenie na później.
Gość, klient, pracownik z własnym laptopem
E-mail na skrzynkę floty albo kolejka — bez instalowania sterownika „tej czarnej na drugim piętrze”.
Różne marki w szafie
Jedna kolejka. Nie szkolimy ludzi z religii konkretnego producenta.
Otus
Dobieramy system do floty. Nie odwrotnie.
Mamy w ofercie kilka platform zarządzania drukiem — lokalnych i chmurowych. Na stronie nie wystawiamy nazw, bo klient nie ma wiedzieć, które pudełko akurat stoi na serwerze. Patrzymy na liczbę urządzeń, czy są różne marki, czy ludzie chodzą z laptopem i telefonem, czy dane mają zostać w serwerowni.
Wdrożenie idzie razem z dzierżawą i serwisem: sprzęt, toner, kolejka, karta albo PIN. Jedna faktura, jeden partner. Licencje modułowe: bierzemy uwierzytelnianie, mobilność albo jedno i drugie, i dokładamy funkcje, gdy firma urośnie.