Wielofunkcyjne urządzenia biurowe są używane przez wielu pracowników jednocześnie. Niestety dbanie o bezpieczeństwo drukowanych danych jest nadal w wielu firmach zaniedbywane. Należy podkreślić , że drukowane dokumenty powinny być bezpieczne po wyjściu z drukarki tak aby np. lista płac nie wpadła w niepowołane ręce. Osoby które drukują dokumenty mają niską świadomość tego co dzieje się z dokumentami po wydrukowaniu zanim do nich dotrą.
Czy nie warto zabezpieczyć swoich wydruków ?
W przypadku używanią urządzeń wielofunkcyjnych które posiadamy w ofercie wynajmu można skorzystać z zabezpieczenia w prosty sposób bez użycia drogich programów szyfrujących, skanerów linii papilarnych czy specjalnych kart. Wdrażanie skomplikowanych i drogich zabezpieczeń nie wszystkim jest potrzebne.
Wydruk poufny
Dzięki niemu proces drukowania rozpocznie się po wprowadzeniu na urządzeniu unikalnego kodu PIN . Kod ten można na stałe ustawić dla wszystkich wydruków lub nadać go bezpośrednio, jednorazowo przed samym wydrukiem.
Autoryzacja użytkownika
To system zabezpieczający urządzenie przed wydrukiem lub kserowaniem. Aby użyć urządzenia należy w pierwszej kolejności się zautoryzować kodem PIN. Dopiero po autoryzacji urządzenie wydrukuje nasze dokumenty czy pozwoli kserować.
System ten dodatkowo zabezpieczy nam urządzenie przed nie autoryzowanym kopiowaniem np. w przypadku gdyby np. sprzątaczka wieczorem chciała zrobić kopię książki nie będzie wstanie tego zrobić bez wpisania kodu PIN.
Jeszcze jedną przydatną cechą tego rozwiązania w przypadku urządzeń kolorowych pozwoli nam nadać uprawnienia kopii kolorowych wybranym pracownikom.
Wydruk wędrujący
W przypadku większych firm gdzie występuje wiele urządzeń a chcemy podnieść komfort pracy i jednocześnie zabezpieczyć wydruki jest tzw wydruk wędrujący, podążający lub follow me printing. W praktyce oznacza to, że możemy puścić wydruk a wydruki odebrać na dowolnym urządzeniu w firmie. Jest to nie tylko wygodne bo można wydruki odebrać w drodze do kuchni czy na naradę do sali konferencyjnej ale jednocześnie bezpieczne. Po autoryzacji użytkownika na dowolnym urządzeniu możemy wydrukować swoje dokumenty i mamy pewność , że nikt ich nie przeczytał kiedy po nie szliśmy.
W wielu firmach nie ma takich potrzeb, ale często sam mam takie wydruki które nie chcę aby wpadły w niepowołane ręce. Zabezpieczenie kodem pin wydruków jest proste i nie wymaga ponoszenia z tego tytułu dodatkowych kosztów. Większość naszych urządzeń MFP jest wyposażonych przez producenta w system zabezpieczenia wydruku. W przypadku wydruku wędrującego trzeba skorzystać z dodatkowego oprogramowania.
Warto przeanalizować procedury korzystania z urządzeń drukujących. Pozowli nam to ograniczyć koszty np. ograniczając niektórym pracownikom wydruki kolorowe i uniknie nieprzyjemności zabezpieczając nasze wydruki przed innymi.